個人情報保護方針

個人情報管理規程

第1章 総則

第1条(目的)

この規程は、社会福祉法人六心会および施設(以下「法人等」という。)の個人情報の取り扱いに関する体制・基本ルールを策定し、法人・施設が保有する情報の紛失、漏洩、改ざん等を防ぎ、情報管理に関する法人等としての社会的責任を果たすことを目的とする。

第2条(用語の定義)

この規程で使用する用語は、以下のとおりとする。

(1)個人情報

個人に関する情報で、当該情報に含まれる氏名、生年月日等の記述により、特定の個人を識別できるものをいう。他の情報と容易に照合でき、それにより特定の個人が識別できるものを含む。

(2)機密情報

「部外秘」等、外部に公開することを禁止されている情報及び法人等のサービスに関する固有の情報を指す。

(3)本人

本人が保有する個人情報で識別される個人をいう。

(4)役職員

法人等の役員(理事・監事・評議員)一般職員、短時間勤務職員、派遣労働者

第3条(対象となる情報)

この規程の対象となる情報は、法人等で保管する全ての個人情報であり、電子データ、印字データの別を問わない。

第4条(適用範囲)

  1. この規程は、法人等の役職員に対して適用する。
  2. ボランティア、実習生等の法人等に所属しないスタッフについても、この規程の趣旨を踏まえた適切な取り扱いを求めるものとする。
  3. 個人情報を取り扱う業者を外部に委託する場合は、必要かつ適切な監督をし、この規程に従って個人情報の適切な保護を図るものとする。

第2章 個人情報管理体制

第5条(個人情報管理責任者)

  1. 法人等における個人情報管理責任者は、理事長とする。
  2. 個人情報管理責任者は、個人情報管理委員会を組織し、法人等における個人情報管理に関する取り組みに関する責任を負う。
  3. 個人情報管理責任者は、上記責任を果たす上で、必要な事項に関する決定権を有する。

第6条(個人情報管理委員会)

  1. 法人等における個人情報管理に関する意思決定機関として個人情報管理委員会を設置する。
  2. 委員長は、個人情報管理責任者とし、委員は法人等の役員、職員の中から、個人情報管理責任者が委嘱した者とする。
  3. 個人情報管理委員会は、個人情報管理に関する法人等の取り組みの計画立案、指示、取り扱い規程の策定、セキュリティー対策の実践等、必要な取り組みを行う。

第7条(個人情報管理者等)

  1. 施設長並びに所長を各施設における個人情報管理者とする。
  2. 個人情報管理者は、個人情報管理委員会の定めた取り組み計画に従って、所属部門における個人情報管理に関する取り組みを推進する責務を負う。

第3章 個人情報管理に係る安全措置の概要

第8条(個人情報保護に対する基本方針)

個人情報管理委員会は、個人情報保護に関する法人としての基本方針を定め、これを公表する。

第9条(職員の個人情報の取り扱い)

職員等は、採用時にこの規程を遵守する旨の誓約書を法人等に提出すると同時に、これらを遵守しなければならない。退職時においても、在職中に得た個人情報を漏洩しない旨の誓約書(別紙-1)を提出しなければならない。

第10条(個人情報の収集)

  1. 収集する個人情報の利用目的を明文化し、施設内の掲示等適切な方法により外部に公表する。
  2. 個人情報の収集は、利用目的の達成に必要な限度において行う。
  3. 収集済み個人情報の利用目的の変更を要する場合は、予め個人情報管理委員会の承認を得た上で、変更後の利用目的を公表する。
  4. 前項の規程にかかわらず、契約書等の書面で本人若しくは家族から個人情報を直接取得する場合、書面上の明記等の手法により、本人や家族にに対して利用目的を明示するものとする。

第11条(個人情報の保管)

  1. 法人等で保管する個人情報は、一元管理するものとする。
  2. 法人等で保管する個人情報は、施錠管理、アクセス権の制限等、必要かつ合理的な安全管理対策を行う。
  3. 職員は、自らが所属する施設長や施設長が指名する代行権限者の承認なく、個人情報を法人外に持ち出し、あるいは、第三者に提供してはならない。
  4. 個人情報を取引先・委託先等、外部に開示、提供する場合は、事前に個人情報管理者の承認を得た上で、機密保持契約を締結してこれを行うものとする。

第12条(個人情報の利用)

  1. 個人情報の利用は、予め開示した利用目的の範囲内で行い、その範囲を超えて利用を行ってはならない。但し、法令の定めに基づく場合を除く。
  2. データ-入力等のため、個人情報の取り扱いを外部業者に委託する場合、委託先の個人情報取り扱いが適切かどうか確認した上、業務委託契約に、委託業務遂行以外の目的での利用禁止、業務終了後の情報の返還又は廃棄、機密保持、違反時の損害賠償等の条項を設けるものとする。長期間継続して業務を委託する場合には、委託先の個人情報取り扱い状況について確認を行い、必要に応じて指導・契約の見直し等を行うものとする。

第13条(個人情報の廃棄)

  1. 保管期限を経過した個人情報、又は当初の目的を達成して不要となった個人情報は、速やかに廃棄するものとする。
  2. 個人情報の廃棄にあたっては、外部漏洩しないよう、印字データについては、シュレッダー処理、電子データについては、データ消去を行わなければならない。なお、廃棄を外部業者に委託する場合は、外部業者が確実に廃棄したことを確認するものとする。

第14条(第三者提供)

業務遂行にあたり、個人情報を第三者に提供する必要がある場合は、本人の同意を得るとともに予め個人情報管理委員会に報告し、その指示に従って必要な対応を行う。

第15条(本人等らの照合対応等)

  1. 個人情報に関する本人、家族等からの問い合わせ、情報開示、訂正、利用停止等の請求等、苦情び照会の受付窓口を総務とする。
  2. 受付窓口部門は、対応に関する手続きを定め、これに従い速やかに必要な対応を行う。

第16条(教育)

個人情報管理者は、定期的に管下の職員を対象とした個人情報管理に関する教育を行う。また、ボランティア、実習生等に対しても個人情報管理の必要性についての意識喚起を図り、適切な取り扱いを行うよう指導・監督する。

第17条(監査)

  1. 監事は、法人内における個人情報管理の適切性について、適宜監査を行う。
  2. 監査を行った場合、監事は監査結果を監査対象施設及び個人情報管理委員会に伝達する。
  3. 監査対象施設は、監査結果に基づき、速やかに改善措置を実施し、結果を監事及び個人情報管理委員会に報告する。

第4章 雑則

第18条(この規程への違反)

この規程への違反が明らかになった場合、法人等は就業規則の定めに従い、違反を行った職員を懲戒処分の対象とする。

第19条(改定)

この規程の改定は、個人情報管理委員会の承認を得るものとする。

附則

1.この規程は、平成17年4月1日より施行する。